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感谢信、表扬信作为一种鼓励先进，教育群众的应用文体，有它自己的持点，区别于一般的信函。 感谢信和表扬信都是为了感谢或称颂某一先进事迹而写的，写好的关键就在于把握好其中的先进事事迹，而又要在叙写先进事迹中完满表述出作者的感激或称颂之意。湖南企发文化认为需要注意以下“四要”和“三不要”。
一要渲染需要帮助的迫切性。这就是说，要多方面地描写事件初始的危急状态，设想若得不到及时帮助的可怕或不幸后果．这有助于说明主人公伸出救援之手的重要意义。
二要渲梁主人公所作出的努力。就是要写出艰难性，很有可能及必要写写他如何等待或到处奔波寻觅失主的全过程；写他如何因此而耽搁了自己正要办的一件急事等等。
三要渲染受帮助之后的良好效果。上面是说写事迹主人公“损已”的方面，此外还要写出“利人”的方面。在写他“利人”时，不要拘泥于写直接效果。我们知道，事物是由各个环节、各个方面所组成的，某个环节、方面的问题的解决，就有可能带来整个事件的可喜局面产生。比如某人帮助把一个车祸受害者送到医院，感谢人或表扬人不能仅写到此，还需要写后继效果：“由于护送及时，在医院的抢救了，目前受伤者已脱离险境，生命可保无虞。“
四要把帮助行为提升到某种思想的调度。在叙述了先进事迹后，还有必要从思想品德上来肯定某人的高尚行为。
写好感谢信、表扬信，还要避忌以下三点：
一不要略去具体情节。表扬信，感谢信不仅是写给被表扬的主人公看的，更重要的是采取一定方式进行大众传播，所以对事件的地点、时间、原因、结果都要详细交代。
二不要多写受益者的自身努力。在表扬好人好事时，也许受益者自己也付出了一定的努力，但主要是感谢、表扬助人为乐者，决不能将自己也一并写进去，不然，往往冲淡了他人的先进事迹。
三不要写事件的不幸后果。有些事本来就因不幸而起，结局也往往不幸，提供帮助者主观上作出了很大努力，但客观上还是回天乏力，留下某种遗憾。如感谢、表杨某人抢险灭火．应写不幸之中有幸，而不宜多写这场火灾造成多少、多少损失。
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